Законодательством страны определено, что индивидуальные предприниматели и юридические лица в обязательном порядке сохраняют все свои документы бухучета и документацию для налоговых органов. Какая документация, сколько времени и по каким правилам она хранится также определено законодательными нормами.
Для документации определены различные сроки хранения. Для документации, которая относится к произведенным расходам и различным социальным выплатам, определен срок, равный 4 годам. Всевозможные отчеты и первичная документация хранятся по правилам, которые установлены архивом. Но срок хранения такой документации не может быть больше 5 лет. Вся документация может быть сохранена в архивной компании или может быть создан свой собственный архив организации.
Для создания собственного архива необходимо подобрать подходящее помещение. Для оборудования такого архивного помещения необходимо поставить качественную металлическую дверь и решетки на окнах. Внутри помещения должны находиться стеллажи для хранения документации. Кроме этого следует предусмотреть защиту документов от воздействия дневного и яркого солнечного света. Вся документация должна быть расположена в хронологическом порядке, с определенными подписями. Обязательное условие – все документы должны быть разделены по делам и прошиты.
Для хранения документов и прочих бумажных грузов идеально подойдут металлические архивные стеллажи. Конструкции такого типа часто применяются в офисных помещениях, поэтому можно использовать специальные накладные панели или покрасить их в фирменные корпоративные цвета.
После того, как срок хранения документов бухгалтерского учета вышел, их необходимо уничтожить. Такие документы или сжигаются, или утилизируются с помощью специального оборудования. Если уничтожить документацию бухгалтерского учета не получается самостоятельно, то необходимо обратиться в специализированную компанию, которая занимается уничтожением документов и других деловых бумаг.